La Règle d’or pour éviter l’encombrement
Souhaitez-vous augmenter votre efficacité au travail? J’ai aidé une amie à classer une pile de factures qu’elle a avait accumulées au fil des huit derniers mois et qui était découragée d’avoir à affronter ce qu’elle qualifiait maintenant de « monstre ». Satisfaite, elle a insisté pour que je partage le secret que je lui ai appris. Je profite donc de ce blogue pour vous transmettre une pratique régulière que j’applique dans mon quotidien.
Tout d’abord, elle est mal à l’aise de son désordre
Dès mon arrivée dans son bureau, je peux très bien observer qu’elle est surchargée. Il y a des piles de feuilles partout, son système de classement ne fournit plus et les factures à entrer dans le fichier comptable sont éparpillées dans toutes les piles.
Malgré cela, le défi m’intéresse et nous nous mettons à la tâche. Elle me présente son système comptable qui semble convenir à son besoin. C’est en l’observant travailler que je constate une habitude qu’elle a et qui lui « coûte » beaucoup de temps, d’encombrement et d’inefficacité. Elle déplace sans cesse les mêmes dossiers pour trouver d’autres dossiers. Par exemple, en vidant son bac, elle prend le premier dossier et le met sur la pile de droite. À un autre moment, elle reprend ce dossier et le met sur son bureau d’à côté. La troisième fois qu’elle reprend ce même dossier, je l’arrête et la questionne sur la nature dudit dossier. « Ah ça, c’est un dossier actif! » me répond-elle. Elle m’explique qu’elle attend une réponse pour finaliser le dossier. En me répondant elle me montre la pile où elle range les dossiers actifs et le dépose sur cette pile. Elle admet avoir la même habitude pour sa liste de tâches à faire : elle réécrit chaque jour les tâches qu’elle n’a pas encore complétées.
Elle identifie LE geste qui lui coûte le plus cher
En répondant à mes questions, elle prend conscience de tous les mouvements et déplacement de dossiers qu’elle faits sans pour autant en faire avancer un plus que l’autre.
C’est à ce moment que je lui décris une habitude que j’applique religieusement dans mon quotidien depuis plusieurs années. Cette habitude est TELLEMENT ancrée dans mon quotidien que je n’ai jamais pensé à en parler ou à écrire sur le sujet. Elle transforme tous les jours mes actions et, par le fait même, mes résultats. De la liste d’épicerie à développer à la gestion de mes courriels. C’est une façon de procéder qui me permet d’accomplir une multitude de choses tout en restant concentrée sur le résultat.
Cette règle inconsciente consiste à NE PAS TOUCHER UN DOSSIER PLUS D’UNE FOIS.
À partir de ce moment, chaque fois que mon amie prend une feuille, une facture ou un dossier, je l’invite à toujours se poser les mêmes trois questions :
Que dois-je faire avec ce dossier?
Est-ce que je veux le faire maintenant?
Sinon quand?
Elle note ensuite ses engagements à son agenda et range le dossier au bon endroit.
En moins de deux heures, son bureau est complètement rangé. Elle a retrouvé sa motivation, son élan au travail et son désir de poursuivre. Mais surtout, elle a découvert et mis en pratique une règle d’or qui changera à tout jamais sa manière de travailler. Ce ne sont pas les nombreux cours de finance et de comptabilité que j’ai suivis qui l’auront aidée dans le classement de ses factures mais bien l’acquisition d’une nouvelle habitude de travail qui contribuera à son estime personnelle et sa réalisation professionnelle, comme c’est souvent le cas avec mes clients.
