5 questions pour répondre à vos courriels plus efficacement

08.11.2016

L’alliée des professionnels épanouis au travail -

 

Vivez-vous, comme moi, la panique devant la quantité de courriels que vous recevez? Bien que je sois contente de recevoir des demandes de toutes parts, je suis surprise de réaliser le temps que j’y consacre chaque jour pour atteindre mon objectif de « Boîte de réception zéro ». Un rapport de McKinsey Global Institute (2012) mentionne qu’on consacre environ 13 heures par semaine à lire, supprimer, trier et envoyer des courriels. C’est du temps que je n’ai pas. Et vous?

 

J’ai mis au point une séquence de 5 questions pour gérer ma liste de courriels quotidienne que je vous dévoile aujourd’hui, sans aucune prétention. Celle-ci me permet de traiter plus de 25 courriels en moins de 15 minutes tout en maximisant l’utilisation d’Outlook (Agenda et Tâches).

 

Tout d’abord, souvenez-vous que pour optimiser votre temps, vous devez vous discipliner à ouvrir un courriel une seule fois. Aussi, résistez à la tentation de commencer par les courriels faciles (ex. pourriels) ou ceux qui suscitent le plus votre curiosité. Tous les courriels devront être lus alors pour déterminer les plus importants, je commence par classer la série de courriels par le nom de l’expéditeur. En procédant ainsi, je trouve rapidement l’information qui provient de la même personne et élimine, par le fait même, les doublons. Aussi, ça me permet d’accorder mon attention aux requêtes provenant des personnes plus importantes.

 

Personnellement, je réserve 3 blocs de temps par jour pour lire mes courriels et je limite cette période à 15 minutes, pas plus! Si je n’y arrive pas, la personne attendra… 3 heures de plus.

Une fois que cette classification est faite, j’ouvre un à un chacun des courriels en posant les questions suivantes dans l’ordre qu’elles sont présentées (et dont l’acronyme est ADMIS) :

Bien sûr, vous pouvez choisir les courriels qui se rendent dans votre boîte de courriels en créant des « règles » qui redirigent le courriel que vous ne souhaitez pas lire immédiatement. Vous pouvez également utiliser des signatures prédéfinies pour les messages les plus courants. Et si vous avez à quitter votre bureau pour une période de temps (vacances, réunions), vous pouvez utiliser la fonction « Réponse automatique » pour informer les personnes qui vous écrivent du délai de réponse auquel elles doivent s’attendre. Mais ce qui importe, c’est l’efficacité qu’auront vos réponses tout en vous permettant de dénicher du temps pour vous concentrer sur des tâches précises pendant une période productive significative.

 

Je ne me prétends pas « pro » des courriels. Alors, si vous avez d’autres idées, surtout n’hésitez pas à m’en faire part dans la section « Commentaires » de cet article. Je suis curieuse d’apprendre ce que vous savez et bien prête à ajouter des questions à cette séquence de 5 questions…

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