7 stratégies pour optimiser vos discussions Informelles
Saviez-vous qu’avec la nouvelle loi sur la modernisation des effectifs entrée en vigueur en 2005, la discussion informelle est un outil fort utile dans l’évolution professionnelle des fonctionnaires fédéraux? Tout d’abord parce qu’elle vous permet de mieux comprendre les attentes du comité de sélection et de découvrir les failles de votre mise en candidature. Mais aussi parce qu’elle vous permet de réintégrer le processus de nomination en cas d’erreur. Il est donc important de bien saisir comment utiliser cette étape stratégiquement et en profiter pleinement.
Stratégie #1 : Vérifiez votre éligibilité à une discussion informelle
Tout d’abord, sachez que les lignes directrices sur la discussion informelle s'appliquent uniquement aux processus de nomination internes annoncés et non annoncés.
À tout moment dans ce genre de processus, lorsque vous apprenez que votre candidature n’est pas retenue, vous pouvez demander une discussion informelle. Son but est de permettre un échange d’information menant à une meilleure compréhension des raisons de la décision.
Bien qu’il puisse être tentant de vouloir éviter les raisons de votre échec étant donné le sentiment de rejet que cause ce refus de votre candidature, ce n’est pas le temps de nourrir votre ego en évitant de rencontrer les décideurs qui ont choisi de ne pas retenir votre candidature.
Toutefois, gardez en tête que la discussion informelle n’est pas un tribunal où vous allez débattre votre point. Il s’agit d’une rencontre où vous allez obtenir plus d’information sur le processus, la manière dont le comité de sélection a pris sa décision. Il est donc tout à votre avantage d’obtenir cette information pour tirer les apprentissages de ce refus et changer votre méthode pour les futurs processus de sélection.
Stratégie #2 : Soyez rapide à demander la discussion
Agissez rapidement. Dès la réception de la nouvelle, ayez le réflexe de demander une discussion informelle puisqu’elle peut éviter les retards dans le processus de nomination dans l’éventualité où des ajustements pourraient être faits. En reconnaissant cela le plus tôt possible dans le processus de nomination, les membres du comité de sélection disposent alors de plus de latitude pour rectifier la situation, afin d’assurer un processus juste.
C’est également une opportunité d’en apprendre davantage sur votre prestation relativement à la démonstration de votre expérience ou encore des connaissances, capacités et qualités mesurées dans le processus. Si une erreur s’est produite et que cet échange permet de l’identifier, votre candidature peut être réintégrée dans le processus, à l’étape où elle avait été rejetée. Vous n’avez donc pas une minute à perdre!!!
Stratégie #3 : Arrivez préparé!
La personne que vous allez rencontrer est une personne chargée de faire une rétroaction de votre performance. Selon celle-ci, la rétroaction pourrait être détaillée ou non. C’est à vous d’arriver préparé pour obtenir l’information que vous recherchez ! Si vous souhaitez obtenir de l’information sur les éléments qui manquaient à votre candidature, faites-en la demande clairement. Si vous voulez connaître les détails souhaités dans le cadre de l’examen, demandez à revoir votre copie et à comparer avec le corrigé ou enfin, si c’est pour connaître vos lacunes en entrevue, demandez des exemples concrets que vous auriez pu/dû dire. Ainsi, vous aurez l’heure juste sur les éléments qui manquaient au comité de sélection pour retenir votre candidature.
Stratégie #4 : Prenez des notes
Écrivez tout ce qui vous sera dit. Ça montrera le sérieux que vous consacrez à cette rencontre. Aussi, ça pourra vous être utile pour la préparation de votre prochaine candidature. Si ce n’est que dans quelques mois (ou même années), souvenez-vous que les paroles s’envolent et les écrits restent.
Stratégie #5 : Ayez une attitude ouverte d’apprentissage
Si vous découvrez une injustice ou une erreur, demeurez calme et souvenez-vous que les lignes directrices prévoient que « les personnes dont la candidature n'a pas été retenue et qui demandent la tenue d'une discussion informelle doivent avoir accès à suffisamment d'information les concernant pour pouvoir comprendre la décision et en discuter ».
La discussion informelle ne fait pas partie du processus officiel de plainte et se distingue du Tribunal de la dotation de la fonction publique (TDFP) par le fait qu’il ne s’agit pas d’une plainte à l’égard de l’organisation. Au cours d'une discussion informelle, on ne discute que de l'information liée à l'élimination d'une personne. La discussion portera donc principalement sur les raisons qui ont mené à la décision de rejeter votre candidature.
Stratégie #6 : Référez-vous à l’énoncé des critères de mérite
Le guide sur la mise en œuvre des lignes directrices en matière de discussions informelles confirme que si votre candidature n'a pas été retenue et que vous demandez une discussion informelle vous devez avoir accès à suffisamment d'information pour pouvoir comprendre la décision et en discuter. Assurez-vous donc d’avoir sous la vue l’énoncé des critères de mérite afin de pouvoir vous y référer en tout temps durant l’échange et de garder les avis et commentaires de la personne qui vous offre la discussion informelle concentrés sur les critères évalués et non sur des perceptions.
Stratégie #7 : Soyez professionnel
Une réputation est difficile et longue à bâtir. Parfois, il s’agit d’un seul événement pour que tout s’écroule tel un château de cartes sur lequel on souffle... Il n’est pas toujours facile de recevoir une rétroaction négative et le fait de demeurer professionnel, même si l’information que vous recevez vous déçoit, vous permettra de tirer des leçons de cette expérience. Souvenez-vous que la discussion informelle n'est pas un recours ou un endroit pour porter plainte. Par contre, cela étant dit, ça ne vous empêche pas de demander suffisamment de précision avant qu’une décision définitive ne soit prise.
Si elle est bien dirigée, peut être fort bénéfique pour votre évolution professionnelle. Sachez en profiter pleinement et souvenez-vous-en la prochaine fois que vous participerez à un processus de sélection : osez aller à la source du problème!
